fbpx

E-Ticaret Uygulamalarına Geçiş İçin Stratejik Adımlar

E-TİCARET UYGULAMALARINA GEÇİŞ İÇİN

STRATEJİK ADIMLAR

 

A. Toygar Abak

TÜBİTAK – Marmara Araştırma Merkezi

tel: 262 6412300 – 4744, faks: 2626463187

toygar@btae.mam.gov.tr

 

Özetçe

Gelişen bilişim teknolojileri küreselleşmenin de etkisiyle internet üzerinden alışveriş olanaklarının yaygınlaşmasına sebep oldu. Yeni e-ekonomi, başlangıçta CD ve kitap satışları yapan ardından perakende satışların tümünü içeren sanal marketlerin oluşmasıyla gelişti. E-ticaret olarak da adlandırılan işyerinden tüketiciye (B2C) hizmet veren internet limanları, elektronik ortamda iş yapmanın gerek maliyetleri düşürmesi gerekse daha geniş bir müşteri kitlesine ulaşılması gibi avantajlarla işyerinden işyerine (B2B) internet üzerinde iş yapan limanlara ve hatta e-pazaryerlerine dönüşmektedir. Bu bildiride e-ticaret uygulamalarına başlamak isteğen şirketlerin aşması gereken stratejik adımlardan bahsedilmektedir. Bu adımlar halen klasik iş ortamlarında çalışan şirketlerin başarılı internet uygulamaları yapabilmeleri için mutlaka gerçekleştirmeleri gereken süreçler olarak da nitelendirilebilir.

 

  1. 1. Giriş

 

İnternetin yaygınlaşması ile şirketler daha fazla sayıda müşteriye tanıtımlarını ulaştırmak için web siteleri kurdular. Gelişen internet yazılım teknolojileri başlangıçta sadece sunum amaçlı olan bu durağan sitelerin dinamik ve etkileşimli olmasına olanak sağladı. Böylelikle şirketler web sitelerini web uygulamalarına dönüştürerek interneti anında satış yapmak için kullanır hale geldi. Pazarlama, reklam, ve müşteri ilişkileriyle ilgili tüm süreçlerini de internet ortamına göre yeniden düzenlediler. Günümüzde ise şirketler tüketici ile ilişkilerinde edindikleri elektronik ortamda iş yapma tecrübesini işleri gereği etkileşime girdikleri diğer şirketlerle olan ilişkilerinde kullanmaya başladılar. Forrester Research adlı tanınmış bilişim sektörü analiz kuruluşunun kestirimine göre işyerinden işyerine (B2B) internet üzerinden e-ticaret kapasitesi, 1999 yılında 109 milyon $ iken 2003 yılında 1.3 trilyon $’a ulaşacaktır. Daha az maliyet, daha fazla müşteri, daha hızlı gerçekleşen iş süreçleri ile internet üzerinden ticaret bugün tüm şirketlerin üzerinde araştırma yapması gereken bir teknolojik yeniliktir.

Bildirinin ikinci bölümde şirketlerin B2C ve B2B uygulamalarına geçmek için gerçekleştirmeleri gereken stratejik adımlar, üçüncü bölümde ise internet üzerinden iş yapmaya karar verdikten sonra gerçekleştirecekleri şirket e-dönüşüm projelerinde dikkat etmeleri gereken aşamalar ele açıklanmaktadır. Son olarakta genel bir değerlendirme sonuç bölümünde verilmektedir.

  1. 2. E-ticaret Uygulamasına Geçiş için Stratejik Adımlar

İnternet üzerinden iş yapmayı sağlayacak uygulamalar her ne kadar gerçekleştirme açısından yazılım projeleri olsa da aslında organizasyon kültürünü, iş akışlarını değiştirir. Bu uygulamalar sadece organizasyonu ve çalışanlarını değil aynı zamanda müşterileri ve diğer iş ortaklarını, tedarikçileri, ve etkileşimde bulunulan diğer sektörlerden şirketleri de etkilemektedir. Bu nedenle e-ticarete geçmeden önce atılması gerekilen stratejik adımlar (SA) vardır:

SA1 Organizasyon Yapısı: Öncelikle şirket kendisinin neyi nasıl yaptığını, nerden gelip nereye nasıl gittiğini bilmelidir. Bir diğer değişle organizasyonun misyon ve vizyonu olmalıdır. Stratejik hedeflerini tanımlamış olmalıdır. Ayrıca organizasyon içindeki tüm iş süreçleri ve kültürü de belirli olmalıdır. Ancak bunları gerçekleştirmiş olan bir şirket internet ortamında göstereceği faaliyetler için e-ticaret misyon ve vizyonunu belirleyebilir. Yeni e-organizasyon tanımını yapabilir.

SA2 İş Süreçlerinin Dönüşümü: Birinci adımda tanımlı olan organizasyon iş süreçlerinin hangilerinin internet ortamına taşınacağının belirlenmesi gerekmektedir. Bunun için tüm süreçlerin elektronik ortamda olmasının getireceği artı ve eksiler tartışılıp kritik iş süreçleri belirlenmelidir. Bu adım için dikkat edilmesi gerekilen durumlar; herhangi bir sürecin internete taşınması sırasında oluşabilecek normal işlerdeki aksaklıklar, internete taşınmayan süreçlerle oluşabilecek uyumsuzluklar, ve o süreçle ilgili geri dönüşüm özellikleridir.

SA3 Müşteri Profilleri: Eğer daha fazla yeni müşteriye ulaşacağım diye kendi sektörlerinin pazar araştırmalarını ve kendi şirketlerinin interneti kullanım açısından müşteri profillerini belirlemeden e-ticaret uygulamasına geçilirse beklenen olumlu sonuçlar elde edilemeyebilir. Öncelikle e-ticaret düşünen her şirket sadık müşterilerinin elektronik ortamda alışveriş yapmaya ne kadar eğilimli olduğunu belirlemesi gerekir. Ayrıca interneti kullanan potansiyel müşteriler açısından kendi ürünlerinin onlara uygunluğu da belirlenmelidir. Şirketlerin henüz internete erişim olanağı olmayan ya da çeşitli nedenlerle bunu istemeyen müşterileri için onları internet kullanıcısı yapacak planları önceden hazır olmalıdır.

SA4 Şirket Çalışanlarının Durumu: Çalışanların e-iş kavramına ve ortamına uyum sürecinin nasıl gerçekleşeceğinin belirlenmesi gerekecektir. E-ticaret uygulamlarına başlanıldığında bu uygulamalarda görev alacak personele yeni eğitimler vermek gerekecek mi sorulmalıdır. Ayrıca bu uygulamalar için yeni personel de alınması gerekebilir. Öte yandan elektronik ortama aktarılan bazı süreçler personel çıkarılmasına ya da bazı bölümlerin işlevlerinin değişip hatta tamamen kapatılmasına da neden olabilir. Organizasyon yapısında oluşabilecek her türlü değişiklik önceden belirlenmeli ve bunun şirkete getireceği artı ve eksiler tam olarak bilindikten sonra eyleme geçilmelidir.

SA5 Diğer Şirketler: Özellikle B2B uygulamaları için iş gereği etkileşime girilen diğer şirketlerin internet ortamına geçişleri ne zaman ve ne şekilde gerçekleşecektir bilinmelidir. Dış kaynaklardan sağlanan süreçlerle uyum, tedarikçilerle ya da iş ortaklarıyla gerçekleştirilen süreçlerle uyum göz önünde bulundurulmadan e-ticaret yapılmaya başlanırsa tüm süreçler top yekün bir çöküş yaşayabilir.

SA6 İnternet Altyapısı: E-ticaret uygulamalarına geçecek şirketlerin bu uygulamaların temelinde yer alan internet altyapısını sağlayabilirliği de belirlenmelidir. İnternetten ticaret yapmak için gerekli donanım ve yazılım maliyetleri bilinmelidir.

SA7 Para Akışı: Daha çok ülkemize has olan bir konu da para akışıdır. Çeşitli iş süreçlerinde kullanılabilen çek-senet işlemleri elektronik ticarette yerini sayısal para kavramına bırakacaktır. Hatta vergiler açısından da elektronik ortama geçiş ülkemiz için kayıtsız ekonomiyi ortadan kaldırıcı bir çözüm olabilir. Şirketin para akışlarının tamamının elektronik ortamda yapılacağının bilincinde olarak karar vermesi gerekir.

SA8 İsterlerin Belirlenmesi: Son aşama, e-ticaret uygulamasının işlevlerinin belirlenmesi aşamasıdır. Sistem kullanıcı isterleri bu aşamada tanımlanır. Projenin devamını doğrudan etkileyen bir süreç olduğu için kullanıcı isterlerinin en açık ve somut bir şekilde belirlenmesi şarttır.

Tüm bu adımlar göz önünde bulundurulduğu ve yönetimin doğrudan idare ettiği “şirket e-ticarete uygunluk çalışması” sonucunda verilecek karar olumlu olursa bunun sonucunda SA8’de belirlenen isterleri gerçekleştirecek e-ticarete geçiş eylem planı çerçevesinde yapılması gerekenler bir sonraki bölümde anlatılmaktadır.

  1. 3. İşyeri İnternet Ortamına Geçiş Proje Planı ve Özellikleri

E-ticarete uygunluk analizi ve hangi iş süreçlerinin internet ortamına geçeceği belirlendikten sonra başlatılacak çalışmalarda tamamlanması gereken aşamalar geçmeden önce kısaca bir e-ticaret uygulamasının sağlaması gereken özelliklerden (Ö) bahsedelim:

Ö1 Bakılabilirlik ve Uyarlanabilirlik: Sistem üzerinde kolaylıkla değişiklik yapılabilir olma özelliğidir. Yapılan hatalar kolay tespit edilip düzeltilebilmeli, isterlerde meydana gelebilecek değişikliklere veya ilavelere göre de sistem kolay uyarlanabilir olmalıdır. Ayrıca sistemin işlevlerini değiştirmeden iyileştirilmesi de mümkün olmalıdır.

Ö2 Sınanabilirlik: Sistemin tamamının veya bir bölümünün test edilebilir olma özelliğini açıklar.

Ö3 Güvenilirlik: Sistemin işlevlerinde bir kesintiye uğramadan çalışmaya devam edebilme özelliğidir. Sistemin devre dışı kalma oranı az olmalı ve ayağa kalkma süresi de kısa olmalıdır. E-ticaret uygulamalarında 7/24 çalışmanın gerçekleşmesi temel isterlerdendir.

Ö4 Bütünlük: Sistemin ve verilerin yetkisiz kişilerce kullanımına karşı ne kadar korunduğunu ve bozulmaya karşı dayanıklılığını belirtir. Özellikle müşterilerin şirkete güveninin devamı için sistemde güvenliğin tam sağlandığı bir bütünlük olmalıdır.

Ö5 Taşınabilirlik: Sistemin bir donanım ortamından bir diğerine kolay taşınabilir olması özelliğidir.

Bu özellikleri sağlayan bir e-ticaret uygulaması oluşturmak için aşağıdaki proje plan (PP) süreçleri gerçekleştirilir:

PP1 Proje Tanımı: İş dönüşüm projesinin tanımlanması, içeriğinin belirlenmesi aşamasıdır. Bu aşamada projenin kapsamı ve yararları belirlenir, ilgili teknolojilerin tanımı yapılır. Projenin gerçekleştirilmesi süresince uyulacak standartlar belirlenir. Projeden beklenen ve proje çıktısı olacak sistem, belgeler, eğitim ve diğer hizmetler bu bölümde kısaca anlatılır.

PP2 Proje Organizasyonu: Bu aşamada yapılan projenin nasıl örgütlenmesi gerektiği anlatılır. Hangi yazılım yaşam çevrimi modeli uygulanacak, geliştirme işlemleri ve doğrulanmaları, geliştirici elemanlarca yapılacak işler, sistemi kullanacaklara düşen işler, proje elemanları arasında diğer gruplarla yönetsel ilişkiler, geliştirici-kullanıcı ilişkileri belirtilir.

PP3 Proje Yönetimi: Projenin nasıl yönetileceğine dair ayrıntılı bilgiler bu aşamada verilir. Risk analizinin sonuçları ve en çok olası olanların nasıl halledileceği burada açıklanır. Proje elemanlarının nasıl seçileceği, hangi özelliklerin arandığı ve projeye atanan elemanların listesi bulunur. E-ticarete geçiş projesi şirketin dışarıya yaptırdığı bir proje bile olsa internet ortamına aktarılacak iş süreçleri ile ilgili kişilerin proje ekibinde yer alması beklentilerin sağlanmasına faydalı olacaktır. Bunların yanısıra proje faaliyetleri nasıl izlenip rapor edileceği, kullanıcıyı ve yönetimi bilgilendirme şekli de bu bölümde olmalıdır.

PP4 Sistem Çözümü: E-ticaret uygulamasına geçiş projesinde kullanılacak geliştirme yöntemleri, notasyon, gerekli olan yazılım araçları, donanım, internet alt yapısı, sisteme giriş için gerekli veriler belirlenir.

PP5 İş Paketleri: Proje süresince gerçekleştirilmesi gerekilen iş paketlerinin tanımı ve yapacak elemanların yetenekleri bu aşamada tanımlanır. İş paketi bazında ve projenin değişik devreleri için projenin kaynak gereksinimleri belirlenir. Proje süreç takvimi, kritik olaylar, zamanlar ve teslimler de bu aşamanın konuları arasındadır.

PP6 Risk ve Maliyet Analizi: Proje takvimine, gerekli insan ve diğer kaynaklara göre proje maliyeti çıkarılır. Projenin risk analizinin yapılması da bu aşamada gerçekleştirilir.

PP7 Konfigürasyon Yönetimi Yönteminin Belirlenmesi: Proje süresince geliştirilecek yazılım ürünlerinin çeşitli nedenlerden ötürü değiştirilmesi gerektiği durumlarda bu değişikliklerin kontrol altında tutulmasını sağlayacak yöntemin belirlenmesi aşamasıdır.

PP8 Test Yöntemlerinin Belirlenmesi: E-ticaret uygulamasının gerçekleştirilme aşaması ve sonunda projede oluşan hataları belirlemek için yapılacak testlerin yöntemi ve zamanlaması bu aşamada belirlenir.

PP9 Proje Plan Belgesi: Önceki tüm adımların tamamlanması süresince hazırlanan proje planının yazılması aşamasıdır.

Proje planı hazırlandıktan sonraki aşama projenin (P) gerçekleştirilmesidir. E-ticaret projesinin gerçekleme aşamaları şunlardır:

P1 Sistem Tasarımı: Böyle bir projenin tasarımı son derece önemli ve de kapsamlıdır. Yapılacak tasarım, web sitesinin tasarımını, işlevlerin yani süreçlerin elektronik ortamda uygulanmasının tasarımını, tüm e-süreçlerin arkaplandaki süreçlerle ve şirket dışı süreçlerle iletişiminin tasarımını kapsar. Web sitesinin özellikle müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) çerçevesinde ele alınması müşteri memnuniyetini sağlaması gerekir. Kişileştirilebilir sayfalar tüketicinin hem işlemlerini kolay yapmasını sağlar hem de zevkle yapmasına olanak verir. CRM’in yanısıra şirkette hali hazırda kullanılan kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi, karar destek sistemi, yönetim bilgi sistemi ve iş süreçleriyle ilgili diğer sistemlerin uyum içinde çalışmasını devam ettirecek bir e-ticaret sisteminin kurulması amaçlanır.

P2 Kodlama: Proje planında belirlenen standartlara uygun, yine daha önceden kullanımı kararlaştırılan yazılım araçları ile tasarımın kodlanması aşamasıdır.

P3 Konfigürasyon ve Belgeleme Yönetimi: Proje planında belirtilen yöntemlerle kodlar ve belgelerdeki değişiklikler kaydedilip yönetilir.

P4 Proje Yönetimi ve Kestirim: Proje planında belirlenen takvime uygun olarak isterlerin zamanında gerçekleşmesi için sürekli bir projenin gidişatı kestiriminin yapılması gerekir. Tamamlanan işlerle ilgili veriler, kaynakların kullanımıyla ilgili veriler incelenerek geriye kalan zaman için proje takviminde ve kaynaklarda yenilenmeler yapılabilir.

P5 Testler: Proje planında belirlenen yöntemlerle gerek sistem gerekse birim testleri yapılır. Proje tamamlanmadan önce kabul testlerinin sonucunun başarılı olması gerekir.

P6 Bakım: Sistemin faaliyete geçmesi sonrasında gerekli olan bakımların yapılması ve kullanıcı eğitimleri ile ilgili aşamadır.

  1. 4. Sonuç

E-ticarete geçiş, organizasyonun misyon ve hedeflerine uygun, iş süreçlerinde yumuşak bir geçişi sağlayacak, ne çalışanları ne müşterileri ne de iş ortaklarını ani bir değişim etkisiyle kaybetmeye sebep olmayacak şekilde uygulandığında başarılı olacaktır. Şirketin iş süreçlerini internet ortamına taşıması organizasyon kültürünün de değişmesini gerektirdiğinden değişim yönetimi üzerinde özellikle durulmasında fayda vardır. E-ticaretten etkilenecek organizasyon, müşterileri, tedarikçileri ve iş ortakları yeniliğe ve sürekli değişime hazırlamak için geleneksel iş süreçlerinde radikal yenilikler, internete uygun yeni yöntemler geliştirmek gerekir.

E-ticaret, daha fazla müşteriye ulaşma, değişime daha çabuk tepki verme, maliyetlerin azalması ve iş süreç sürelerinin kısalması gibi faydalarıyla önümüzdeki senelerde herkes tarafından uygulanacaktır. Bu nedenle şirketlerin bir an önce e-ticarete geçiş süreçlerini başlatmalarında yarar bulunmaktadır.

Kaynaklar

  1. 1. Nathaniel Palmer, “Transform Your Business Into a B2B Portal,” E-business Advisor Magazine, Nisan 2000.
  2. 2. Dave Schuette, “Turning E-business Barriers Into Strengths”, http://www.brint.com/members/online/20080108/ebusiness, Ağustos 2000.
  3. 3. Çiğdem Akın et al., E-ticarete İlk Adım, TBV Bilişim2000 Eğitimleri, Eylül 2000.
  4. 4. Selamet Erçelebi, Selçuk Taral, Yazılımda Kalite Güvencesi, TÜBİTAK-MAM Bilişim Teknolojileri Araştırma Enstitüsü, Mayıs 1995.

Bu gönderiyi paylaş